Tugas I Pemodelan Proses Bisnis
Kelompok FRI-068 :
Aura Natha Puty Salsabila (1201220096)
Naphuan Bunga Tiramisu (1201220172)
Muhammad Fadhil Alnaz (1201223267)
Deskripsi kasus “Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana”
Deskripsi kasus “Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana” Untuk melakukan pendaftaran program pascasarjana di Universitas X, calon peserta diminta untuk mengisi formulir online pada link yang telah disediakan. Formulir pendaftaran online tersebut direkam pada sistem informasi kampus yang dapat diakses oleh seluruh staf dan pihak terkait dalam rangkaian proses admisi. Setelah calon peserta men-submit formulir online, dokumen PDF yang memuat informasi yang telah dicantumkan dihasilkan dan calon peserta diminta untuk menandatangani dokumen tersebut. Dokumen yang telah ditandatangani selanjutnya perlu dikirimkan kembali, dilengkapi dengan ijazah dan transkrip pendidikan terakhir, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL serta curriculum vitae.
Dokumen yang telah dikirimkan oleh calon peserta selanjutnya diterima oleh pihak admisi. Seorang staf bertugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan. Apabila terdapat ketidaklengkapan dokumen, maka dikirimkan email notidikasi untuk menjelaskan permasalahan persyaratan dokumen yang ditemukan. Calon peserta diminta untuk mengirimkan ulang dokumen yang diminta sesuai dengan informasi pada e-mail. Setelah kelengkapan dokumen dinyatakan lengkap, staf admisi akan mengirimkan dokumen transkrip dan ijazah untuk diperiksa
keabsahan dokumen untuk validitas serta evaluasi penyetaraan dengan standar persyaratan jenjang yang telah ditentukan. Selanjutnya selain pengecekan ijazah dan transkrip, pemeriksaan validasi dan keabsahan dari dokumen hasil TPA dan TOEFL juga dilakukan. Apabila dokumen hasil tidak dapat diverifikasi, maka ajuan pendaftaran akan ditolak, kemudian email yang berisi notifikasi penolakan akan dikirimkan.
Setelah seluruh proses validasi dan pemeriksaan dokumen dari calon peserta selesai dilakukan, pihak admisi akan mengirimkan kelengkapan dokumen tersebut kepada masing-masing pengelola program studi pascasarjana untuk menentukan proses seleksi selanjutnya. Proses seleksi akan mencakup proses wawancara dan pengujian kemampuan dasar calon peserta. Rangkaian proses ini memerlukan kurang lebih dua hingga tiga minggu. Setelah proses seleksi di program studi selesai dilakukan, hasil evaluasi penerimaan akan dikirimkan kembali kepada pihak admisi. Pengiriman hasil evaluasi mencakup daftar kandidat peserta yang diterima dan ditolak melalui email resmi program studi. Beberapa hari kemudian, staf admisi akan mengirimkan hasil seleksi kepada para peserta melalui email. Untuk peserta yang diterima, surat keterangan penerimaan juga dikirimkan secara fisik.
Identifikasi rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan proses tersebut!
Jawab :
No | Aktivitas |
1 | Calon peserta mengisi formulir pendaftaran online |
2 | Sistem merekam data dari formulir pendaftaran |
3 | Sistem menghasilkan dokumen PDF dari data yang telah diisi |
4 | Calon peserta menandatangani dokumen PDF yang telah dihasilkan |
5 | Calon peserta mengunggah dokumen yang ditandatangani beserta dokumen pendukung lainnya (ijazah, transkrip, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL, dan CV) |
6 | Pengecekan kelengkapan dokumen oleh staf admisi |
7 | Jika dokumen tidak lengkap, staf admisi mengirimkan email notifikasi kepada calon peserta untuk melengkapi dokumen. |
8 | Jika dokumen lengkap, staf admisi mengirimkan ijazah dan transkrip ke bagian validasi untuk pengecekan keabsahan. |
9 | Validasi keabsahan dilakukan terhadap ijazah, transkrip, hasil TPA, dan TOEFL |
10 | Penolakan jika dokumen tidak valid |
11 | Jika dokumen valid, staf admisi mengirimkan dokumen ke pengelola program studi. |
12 | Pengelola program studi melakukan seleksi, termasuk wawancara dan pengujian kemampuan dasar. |
13 | Pengelola program studi mengirimkan hasil evaluasi penerimaan kepada staf admisi. |
14 | Staf admisi mengirimkan hasil seleksi kepada peserta melalui email. |
15 | Surat keterangan penerimaan dikirimkan secara fisik kepada peserta yang diterima. |
Siapa sajakah actors yang terlibat dalam proses tersebut, jelaskan peran masing-masing pihak dalam pengelolaan proses!
Jawab :
Aktivitas | Aktor | Peran |
Calon peserta mengisi formulir pendaftaran online | Calon peserta | Menginput informasi pribadi dan akademik untuk memulai tahap pendaftaran |
Sistem merekam data dari formulir pendaftaran | Sistem | Menyimpan dan mencatat informasi pendaftaran ke dalam database |
Sistem menghasilkan dokumen PDF dari data yang telah diisi | Sistem | Membuat berkas PDF sebagai konfirmasi pendaftaran yang akan ditandatangani oleh calon peserta |
Calon peserta menandatangani dokumen PDF yang telah dihasilkan | Calon Peserta | Memberikan tanda tangan elektronik atau manual sebagai tanda persetujuan |
Calon peserta mengunggah dokumen yang ditandatangani beserta dokumen pendukung lainnya (ijazah, transkrip, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL, dan CV) | Calon Peserta | Mengunggah dokumen seperti sertifikat pendidikan, transkrip nilai, surat rekomendasi, surat motivasi, hasil ujian TPA, hasil TOEFL, dan curriculum vitae sebagai persyaratan seleksi |
Pengecekan kelengkapan dokumen oleh staf admisi | Staf Admisi | Memastikan seluruh dokumen yang diperlukan sudah diunggah oleh calon peserta |
Jika dokumen tidak lengkap, staf admisi mengirimkan email notifikasi kepada calon peserta untuk melengkapi dokumen. | Staf Admisi | Menghubungi calon peserta dengan dokumen yang masih kurang lengkap |
Jika dokumen lengkap, staf admisi mengirimkan ijazah dan transkrip ke bagian validasi untuk pengecekan keabsahan. | Staf Admisi | Mengirim dokumen akademik ke tim validasi untuk diperiksa keasliannya |
Validasi keabsahan dilakukan terhadap ijazah, transkrip, hasil TPA, dan TOEFL | Tim Validasi Dokumen | Memeriksa dokumen akademik untuk memastikan tidak ada pemalsuan atau kesalahan |
Penolakan jika dokumen tidak valid | Staf Admisi | Menolak pendaftaran calon peserta jika terdapat dokumen yang tidak valid atau tidak sesuai dengan syarat |
Jika dokumen valid, staf admisi mengirimkan dokumen ke pengelola program studi. | Staf Admisi | Meneruskan dokumen yang telah diverifikasi oleh program studi ke tahap seleksi selanjutnya |
Pengelola program studi melakukan seleksi, termasuk wawancara dan pengujian kemampuan dasar. | Pengelola Program Studi | Melakukan evaluasi berdasarkan wawancara, ujian seleksi, atau pertimbangan lain terkait kemampuan calon peserta |
Pengelola program studi mengirimkan hasil evaluasi penerimaan kepada staf admisi. | Pengelola Program Studi | Mengirimkan hasil akhir seleksi kepada tim admisi untuk diproses lebih lanjut |
Staf admisi mengirimkan hasil seleksi kepada peserta melalui email. | Staf Admisi | Menginformasikan hasil seleksi kepada calon peserta, baik diterima atau tidak |
Surat keterangan penerimaan dikirimkan secara fisik kepada peserta yang diterima. | Staf Admisi | Mencetak dan mengatur proses pengiriman surat fisik |
Apa value yang diharapkan diterima oleh pelanggan pada proses tersebut?
Jawab :
Proses pendaftaran yang transparan dan efisien : Calon mahasiswa mendapatkan kepastian tahapan seleksi dengan informasi yang jelas.
Keamanan dan keabsahan dokumen : Adanya validasi memastikan bahwa hanya mahasiswa yang memenuhi kualifikasi yang diterima.
Sistem berbasis digital : Pendaftaran online dan notifikasi email mempercepat komunikasi antara calon mahasiswa dan pihak universitas.
Kepastian hasil seleksi : Calon mahasiswa mendapatkan hasil seleksi secara resmi dan cepat.
Apa sajakah outcome yang mungkin diperoleh dari setiap tahapan aktivitas tersebut?
Jawab :
No | Aktivitas | Outcome |
1 | Calon peserta mengisi formulir pendaftaran online | Data pendaftaran tersimpan dalam sistem |
2 | Sistem merekam data dari formulir pendaftaran | Informasi pendaftar terdokumentasi secara digital |
3 | Sistem menghasilkan dokumen PDF dari data yang telah diisi | Dokumen PDF siap untuk ditandatangani oleh calon peserta |
4 | Calon peserta menandatangani dokumen PDF yang telah dihasilkan | Dokumen siap diunggah ke sistem sebagai bagian dari persyaratan pendaftaran |
5 | Calon peserta mengunggah dokumen yang ditandatangani beserta dokumen pendukung lainnya (ijazah, transkrip, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL, dan CV) | Dokumen tersedia untuk ditinjau oleh staf admisi |
6 | Pengecekan kelengkapan dokumen oleh staf admisi | Konfirmasi apakah dokumen sudah lengkap atau masih perlu perbaikan |
7 | Jika dokumen tidak lengkap, staf admisi mengirimkan email notifikasi kepada calon peserta untuk melengkapi dokumen. | Calon peserta mengetahui dokumen yang masih kurang dan harus diperbaiki |
8 | Jika dokumen lengkap, staf admisi mengirimkan ijazah dan transkrip ke bagian validasi untuk pengecekan keabsahan. | Dokumen diteruskan ke proses verifikasi keabsahan |
9 | Validasi keabsahan dilakukan terhadap ijazah, transkrip, hasil TPA, dan TOEFL | Dokumen diverifikasi dan dinyatakan valid atau tidak valid |
10 | Penolakan jika dokumen tidak valid | Calon peserta menerima pemberitahuan penolakan dan tidak dapat melanjutkan proses seleksi |
11 | Jika dokumen valid, staf admisi mengirimkan dokumen ke pengelola program studi. | Dokumen diteruskan ke tahap seleksi akademik |
12 | Pengelola program studi melakukan seleksi, termasuk wawancara dan pengujian kemampuan dasar. | Penilaian terhadap kemampuan calon mahasiswa diperoleh |
13 | Pengelola program studi mengirimkan hasil evaluasi penerimaan kepada staf admisi. | Hasil seleksi dapat dikonfirmasi apakah peserta diterima atau ditolak |
14 | Staf admisi mengirimkan hasil seleksi kepada peserta melalui email. | Calon peserta mengetahui status penerimaan mereka (diterima atau ditolak) |
15 | Surat keterangan penerimaan dikirimkan secara fisik kepada peserta yang diterima. | Peserta menerima bukti resmi penerimaan dan dapat melanjutkan ke tahap registrasi ulang. |
Silahkan buat alur dalam bentuk flowchart yang memuat rangkaian aktivitas dari proses tersebut!
Jawab :
Berikut merupakan flowchart yang memuat rangkaian aktivitas dari proses tersebut
Komentar
Posting Komentar